CASE STUDIES導入事例

株式会社ビーネックステクノロジーズ

自動化により社内外の情報収集を円滑にRPA活用で現場の業務効率化を実現へ

企業概要
2004年11月に創業し、外部企業へのエンジニア派遣や開発受託などを請け負う株式会社ビーネックステクノロジーズ(旧トラスト・テック)。デジタル領域がビジネスのあらゆる分野に進出する中、優秀なエンジニアはどの業界でも欠かすことのできない存在となっている。同社は派遣社員のキャリア形成支援、よりよい労働環境の確保、派遣先とのトラブル予防などを十全に行い、公的機関から「優良派遣事業者」に認定(注1)。2013年には東証一部への上場を果たしている(注2)。
(注1)事業承継元の旧トラスト・テック時
(注2)2020年1月にグループが持株会社体制化
一方で、同社はエンジニアの価値の客観的把握に課題を感じていた。それは、WEB上に存在する膨大なエンジニアの募集情報から、適切な市場価格を算出し、エンジニアの価値を客観的に把握し、自社の派遣単価の参考にすることだ。同社はエンジニアの適切な単価を算出するために様々な角度から分析を進めようとしていたが、そのもとになる情報の収集/成型が必要であるものの、それらには大量のデータ収集や、複雑なルールを適用して分析を行う必要があり、人力で対応するには限界があった。この課題を打破すべく、ビーネックステクノロジーズは2019年1月よりRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)の導入・活用に乗り出した。
導⼊部署
EV推進室/人事部

導⼊のポイント

Point 1
人材活用の分析を目的に、RPA導入を決定
Point 2
各種ツールの連携で、エンジニアのフォロー体制を強化
Point 3
今後は社内全体で自動化に取り組める体制構築へ

ブレインロボ導⼊の背景・経緯

エンジニアの価値を適切に把握するモデル作成にRPAを導入、
ブレインパッド社のブレインロボ(RPA活用支援)サービスを採用

♦エンジニアのマーケットプライスを正確に把握したい

派遣するエンジニアに適切な価値で活躍してほしい。そのためには、社内で保有するエンジニア達の情報とマーケットの情報(求人募集など)を結びつけて、そのギャップを埋めていくことが必要だった。一方で、エンジニアの募集情報は膨大にあり、人力でWebクローリングすることは非常に困難である。また収集したデータを様々な角度から分析することにより、各地域・職種の適正単価に正確性を持たせたいという思いから、RPA導入の検討を始めた。

 

本格的な導入に動き出したのは、2019年1月。代表取締役社長の西田氏へ稟議を提出し、既存の運用ツールを確認しながら、3月〜5月にかけて技術検証を実施した。また、RPA導入の決定後にエンジニアを募集し、銀行などの基幹システムにも精通した片桐氏が新たに参画した。それにより、スピード重視のアジャイル開発においてもルールづくりをおざなりにせず、厳しい品質管理を念頭に置いた拡張性の高いシステム構築が可能になった。

 

RPAの導入にあたっては、株式会社ブレインパッドによる技術検証支援や、RPA化に加えて人材の活用分析の全体像の提案も受けて、業務効率化だけでなく人材の高度活用を視野に入れた検討を行った。

ブレインロボ選定・採⽤のポイント

【BizRobo!ブレインロボサービスをを選んだ理由】
拡張性の高いシステム構築で、社内のさまざまなニーズに対応可能
♦簡単にも高度にもシステム構築が可能

RPAツールであるBizRobo!を導入するにあたり、西田氏からは「他の運用ツールも包括した、統一ツールとしての運用を前提に動いてほしい」という要望が付け足された。その上で、当初から用途として検討していたWebクローリングに強いことは必須。製品を検討するなかで、他製品とBizRobo!で大きな機能性の差異は感じられなかった。しかし、ブレインパッド社から導入を行う上でRPA化やその先を見据えた人材活用の高度化についての提案を受け、社内の人材高度活用を進めるうえで信頼できると感じたことがBizRobo!およびブレインロボサービスの導入の大きな後押しになった。

 

導入に関しては、求人サイトのクローリングによる案件取得や相場観のデータ集計などによってマーケットプライスを取得することを第一とした。サイトのクローリングについては、運用前から情報を集めることで何らかの価値が出せると社内では想像していたが、社員にとっても経験の少ない業務であり、情報量が非常に多い中、どのように自動化の仕組みを構築すればよいかという問題に直面した。しかし、ブレインパッド社が提案時からクローリングのサンプルロボットを提供し、データの集計方針を先回りで提示してくれたため、短期間で構築を進めることができた。BizRobo!は、実現したい業務のレベルに応じて簡単にも高度な要件にも対応した自動化の仕組みが作れることが最大の特徴であり、作成したロボットをサーバー側で一括管理することができるという利便性も大きい。

 

【対象業務】エンジニアの価値把握からマネジメントまで、幅広い営業支援に対応

♦本格運用から8カ月で11のプロジェクトへBizRobo!を展開

2019年4月より、EV推進室(Engineer Value:エンジニア価値の最大化を目的として、エンジニアの適正価値の算出と、価値向上を実現するための制度・仕組み、先端技術を含む各種システムの導入・活用を推進する部署)にて本格的なRPA活用がスタート。エンジニアの価値の把握以外にも、各エンジニアのスキルレベルやコンディションも一括管理できるようにロボットを構築していった。また、外部に派遣するエンジニアだけでなく、事業を支える営業部のフォローにもRPAを活用すべく施策を練っている。現在は、他部署から自動化ができるような業務を募り、60件を超えるアイディアが出てきている。現在は、それぞれに優先度を付けて着手している段階だ。

 

導入を決定してから迅速に人員を確保できたことやEV推進室が専任で業務に従事したことで、RPA化の導入コンサルティングや定着化支援を実施していたブレインパッド社の想定よりも、はるかに早いスピードで多くのアウトプットが生まれている。

 

アウトプットを出すために、技術サポートだけでなく、必要に応じてロボット作成相談や、導入検討の打ち合わせを実施することで、着実に定着化が図れており2019年12月時点では、合計11のプロジェクトでBizRobo!を活用中だ。

 

 

【導入効果】社員の一人あたりの平均残業時間を15時間まで削減

♦派遣エンジニアのフォローアップ体制が円滑化

BizRobo!で開発したロボットは、多くの場面で効果を発揮している。例えば、派遣エンジニアが月次で自身の状態を入力するフォームと社内通知ツールを連携。それにより、派遣先での労働状況や心身の健康状態など、個別にサポートが必要なエンジニアに対して、担当営業にタスクを設定してアラート通知できるようにした。これにより、タイムラグなしでエンジニアをフォローアップできる体制を構築したのである。また、2019年10月からは就業先の企業担当者がエンジニアに関する情報を入力できるフォームも提供。それを社内の情報に集積し、派遣先での業務効率化や勤務態度の改善が必要と判断されたエンジニアには、同様に担当営業へもアラート通知を出せるようにした。

 

同社は営業が、一人あたり平均50〜60名のエンジニアを担当している。エンジニア、就業先企業の双方からの情報を集約することで、それぞれの業務を支援する体制を構築できた。また、デジタルレイバーという観点でも効果があった。例えば、これまでは夜中にオン・オフの切り替えが必要な業務などがあったが、自動化によってそれらの手間からも解放された。結果として、人事部で進める働き方改革にも寄与。40時間のみなし残業制を廃止し、2018年度には平均残業時間を15時間まで削減した。

ブレインパッドのサポートについて

残業抑制に貢献し、現場にRPAを浸透させたい

♦属人的なシステム構築に陥らない体制へ

「今後も、社内全体の効率化支援を進めたいと思っています。そこで重要となるのは、現場にどれだけRPAを浸透させるかです。システム構築経験のない社員も多く、まだ完全に彼らに任せてRPAを展開できる状況にはありません。そこで社内では「トキロボ」というキャラクターをつくり、業務自動化を浸透させるキャンペーンに取り組んでいます。今後は社内で動かしているツールを一つのロボットに集約していきたいです。目指すところは「人事業務のオールデジタル化」。あらゆるルーティン業務の運用を、人の手を借りずに完遂できるまでシステム化するのが、我々の目指す姿です」(福田氏)

 

「社内公募で集まった60件の依頼を精査・処理を行い、人事部と共同で取り組んでいる残業抑制に貢献したいと思っています。その上で、今後新しいルーティン業務が手作業で発生しないよう、RPAによる自動化をカルチャーとして定着させたいですね。それには、ある程度テンプレート化を進めつつ、アウトプットでは然るべき結果ができる体制づくりが必要と考えています。RPAの普及は、まだまだこれからです」(神氏)

 

「銀行などのシステム開発・運用を行っていた前職から「システムは属人的になってはならない」という考え方を徹底しています。実際にシステム構築に携わっていない方でも、仕組みを理解できるようにしたいですね。この半年でRPAを動かせるようにはなりましたが、まだファーストステップの段階。組織は絶えず人員が入れ替わるものです。しかし、誰かが離れたらRPAの仕組みがなかったことにされてしまうという、悲しい結末は避けなければなりません。まだまだ将来的な話ではありますが、次のステップへの準備を着々と進めていきたいと思っています」(片桐氏)

 

ビーネックステクノロジーズは、RPAの活用においても単なる業務効率化だけではなく、データ活用戦略のパートナーであるブレインパッド社と共に、ビジョンをしっかりと持ったうえで活用を進めています。

今後の展望

社内の自動ツール化要望60件の対応を順次稼働

♦EV推進室の枠組みを超えて、全社でRPAに取り組める体制へ

エンジニアや就業先企業からの情報はマイナスなものばかりではない。例えば就業先から、「人材が不足している」という情報が入ることもあり、コミュニケーションツールの一つとしてRPAが機能している。今後はRPAをメインのコミュニケーションツールとして活用し、何らかのサインを出している人・企業を、より適切にフォローできる体制づくりを強化していく所存だ。

 

また、これまでRPAの運用・管理を行っていたのは、ある程度エンジニアの知見を持つEV推進室のみだった。今後、 RPAを全社的に広めるには、システム構築が未経験な社員も巻き込むという場面に遭遇することが予想されるため、そうした社員を想定したロボット開発のマニュアルやテンプレートの作成が求められる。
2019年10月、社内業務の自動化に関する社内公募を実施したところ、合計で60件もの応募が集まった。社内でもRPAの活用に非常に関心が高いことが分かったものの、現状は人手が不足している。簡単ではないが、「これは自分たちでできるんじゃないか」と現場で判断できるようになれば、さらに効率化が進められる。

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